Arbeitsabläufe vereinfachen - mit kleinen Schritten beginnen

Woran denke ich dabei? Hier ein kleiner Auszug:

• E-Mails werden ausgedruckt und Tabellen manuell übertragen. 🤯
• Komplexe Abrechnungen werden monatlich manuell erstellt, was regelmäßig zu Fehlern führt. 🤯
• E-Mails werden übersehen oder vergessen. 🤯
• Dokumente werden zur Unterschrift per E-Mail versendet, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder per E-Mail zurückgeschickt. 🤯
• Daten, die bereits in computerlesbarer Form vorliegen, werden ausgedruckt und erneut in den Computer eingegeben. 🤯
• Hochqualifizierte Mitarbeiter:innen führen Arbeiten aus, die auch weniger qualifizierte Personen erledigen könnten. 🤯

Diese "kleinen" Dinge kosten Geld – sehr viel Geld!

Wir als Computer-affine Menschen können etwas dagegen tun. Wir müssen nur die richtigen Leute davon überzeugen, dass der Anfang nicht so schwer ist, wie viele glauben. Man muss nicht sofort das ganze Büro auf neue Programme umstellen und radikal alles umkrempeln.

"Digitalisierung" macht Angst!

Damit es nicht so weit kommt, kann man gezielt kleine Probleme in Angriff nehmen. Manchmal können Probleme im ersten Schritt nicht optimal gelöst werden. Aber das macht nichts – die kleinen Programme, die man erstellt, helfen trotzdem. Dann löst man das nächste Problem, dann das nächste. Und irgendwann kommen Mitarbeiter:innen mit eigenen Ideen auf dich zu - sie kennen die Probleme ja auch am besten.

Man kann auch mit kleinen Problemlösungen viel bewegen.

Probleme erkennen

Es gibt verschiedene Methoden, um Probleme einzugrenzen. Der Oberbegriff dafür ist Problem Framing.

• Wer hat das Problem?
  • Mitarbeiter:innen verstehen
  • Interviews führen
  • Mitarbeiter:innen beobachten
• Was machen die Mitarbeiter:innen heute?
  • Welche Alternative nutzt die Mitarbeiter:in heute, um das Problem zu lösen?
• In welchem Kontext tritt das Problem, das wir lösen wollen, überhaupt auf?
• Wie oft tritt das Problem auf?
• Wie intensiv ist das Problem?
  • Wie wichtig ist es, das Problem zu lösen?

Am Ende wollen wir einen Mehrwert für die Mitarbeiter:innen schaffen. Die technische Lösung muss einen Wert generieren.

Es gibt Probleme, deren Lösungen dem Betrieb auf Dauer einen rechnerischen Gewinn bringen. Wenn wiederkehrende Aufgaben schneller erledigt oder einfache Arbeiten an weniger qualifizierte Mitarbeiter:innen delegiert werden, können qualifiziertere Mitarbeiter:innen sich auf Aufgaben konzentrieren, die nur sie erledigen können.

Manche Problemlösungen sind aufwendig und kosten mehr, als sie dem Betrieb direkt einbringen. Trotzdem sollten auch solche Probleme angegangen werden, da sie oft das Betriebsklima beeinträchtigen. Wenn die Lösung nicht zu teuer ist, lohnt es sich, diese Probleme zu beheben, denn ein gutes Betriebsklima ist von großem Wert.

Zwischenablage und Textbausteine

Ich behaupte einfach mal, dass es Personen gibt, die nicht mit der Zwischenablage des Computers arbeiten können. Sie wissen deshalb nichts vom größten Produktivitätsbooster, den man bei der Arbeit mit dem Computer haben kann. Die Verwendung von vorgefertigten und laufend gepflegten Textbausteinen ist ein weiterer Booster. Bevor man komplexere Maßnahmen ergreift, muss man sich darum kümmern, dass diese grundlegenden Hilfsmittel eingesetzt werden.

Listen mit Häkchen

Gerade für fehleranfällige oder selten durchzuführende Arbeiten sind Listen mit Häkchen eine gute Hilfestellung. In der heutigen Zeit muss man diese natürlich nicht mehr auf einem Zettel führen. Man kann wiederverwendbare Formulare erstellen, in die man Hilfestellungen einbauen kann: Stichwörter, kurze Hilfetexte, Links zu längeren Anleitungen im Intranet. Das hilft nicht nur langjährigen Mitarbeiter:innen, sondern ermöglicht es auch, einfache Arbeiten an weniger qualifizierte Mitarbeiter:innen abzugeben.